Gepubliceerd op: 15 december 2023 Je hebt alle taken afgerond, je bureau is netjes opgeruimd en je bent klaar om je in de kerst- en nieuwjaarsfestiviteiten te storten. Het is tijd om je out-of-office in te stellen. Maar een eenvoudige "ik ben niet beschikbaar" doet niemand goed. Wat moet er in een out-of-office staan?
Hier zijn een paar tips:
Waarom ben je er niet?
Ben je met vakantie? Onderga je een chirurgische ingreep? Neem je een paar dagen vrij? Of ben je technisch werkloos? Geef aan waarom je afwezig bent, maar ga niet te ver. Je klanten en collega's hebben geen gedetailleerd verslag van je familiefeesten of de details van je medische ingreep nodig.
Vervang bijvoorbeeld "Ik ben niet aan het werk omdat mijn agenda vol staat met familiefeesten en ik nog veel kerstcadeaus moet kopen." door "Ik geniet van een week rust tussen Kerstmis en Nieuwjaar."
Hoe lang ben je afwezig?
Het is altijd handig om te weten hoelang iemand afwezig zal zijn. Voorkom verwarring en communiceer duidelijk de duur van je afwezigheid. Vermeld in je out-of-office wanneer je terugkomt.
Bijvoorbeeld: "Ik ben afwezig sinds 22 december en zal terug zijn op dinsdag 2 januari." Als je simpelweg schrijft dat je "een paar dagen afwezig" bent, weet niemand wanneer deze periode begint en eindigt.
Is er ondersteuning tijdens je afwezigheid?
Je klanten kunnen dringende vragen hebben die niet kunnen wachten tot na je afwezigheid. Zet daarom in je out-of-office de personen op wie je klanten kunnen rekenen. Vermeld hun naam, een telefoonnummer of een e-mailadres. Informeer ook de collega die jouw taken overneemt, dat je hen vermeldt in je out-of-office.
Zorg ervoor dat je niet te dwingend overkomt: "Als je dringende vragen hebt, neem dan contact op met collega X" schrikt de lezer af. Schrijf in plaats daarvan: "Tijdens mijn afwezigheid zal collega X je graag helpen."
Lees je je e-mails nog tijdens je vakantie?
In dit digitale tijdperk is het moeilijk voor sommige mensen om volledig vrij te nemen. Met je smartphone bij de hand kun je gemakkelijk toegang krijgen tot je zakelijke e-mail. Klanten kunnen hier ook op rekenen. Geef voor de zekerheid aan in je out-of-office of je je e-mails al dan niet leest tijdens je afwezigheid.
Ons advies is om volledig afstand te nemen van je werk, zodat je kunt opladen gedurende de hele periode van je afwezigheid. Zet dus iets als "Ik heb geen toegang tot mijn e-mails" in je out-of-office. Of "Ik zal mijn e-mails niet lezen tijdens mijn afwezigheid."
Maak het persoonlijk
Een droge out-of-office is informatief en zeer nuttig, maar een persoonlijke out-of-office maakt het lezen wat aangenamer. Vermeld je vakantiebestemming of gebruik humor in je bericht.
Bijvoorbeeld: "Tot 2 januari geniet ik van tijd met mijn familie. Mijn collega X helpt je graag tijdens mijn digitale detox op 01 234 56 78. Ik kom uitgerust terug op kantoor op 2 januari. Alvast fijne feestdagen!"
Bereid je vertrek een dag van tevoren voor
Het is 16.30 uur en je bent klaar om naar huis te gaan. Je bureau is opgeruimd en je collega's zijn op de hoogte gebracht. En dan moet je snel je out-of-office nog activeren. Op dat moment is "ik ben twee weken afwezig" snel gekozen. Daarom is het belangrijk om je out-of-office bericht een dag van tevoren voor te bereiden.
Zo weten je klanten dat de laatste dag voor de vakantie de dag is waarop je liever niet gestoord wilt worden. Het is beter om je out-of-office een dag langer actief te laten zijn. Zo weet iedereen dat je die dag terugkeert en dat je niet onmiddellijk op nieuwe e-mails zult antwoorden.